Na maioria das vezes, é preciso frieza e jogo de cintura por parte do gestor.
Preparação é melhor caminho para reduzir estresse, diz coach.
 

O momento de despedir um funcionário é um dos mais difíceis na carreira de um gestor, segundo Bibianna Teodori, master coach e coautora do livro "Coaching na Prática - Como o Coaching pode contribuir em todas as áreas da sua vida”.

“É um momento negativo, com uma forte dose de emoção de quem está sendo despedido e, dependendo da situação, requer muita frieza e jogo de cintura por parte do chefe. Por isso, a primeira coisa a ser feita é reconhecer que este é um processo desagradável e desconfortável, qualquer que seja a condição da demissão. Aceite isso e entenda que a preparação é o melhor caminho para reduzir o estresse do processo”, diz.

Veja as dicas da consultora para chefes que têm de demitir o funcionário.

Antes da reunião com o funcionário
1. Tenha certeza de sua decisão. Após a comunicação ao funcionário, não existe mais volta. Avalie se a decisão está baseada em fatos concretos, se não deve dar mais uma oportunidade ao funcionário ou se existem outras alternativas.

2. O funcionário não pode ter uma enorme surpresa ao ser comunicado da decisão. Nas últimas semanas ou meses, o seu chefe direto deve tê-lo alertado sobre seu fraco desempenho e necessidade de melhoria. Se os processos de avaliação de funcionários da empresa são eficientes, o funcionário já sabe que está deixando a desejar e a demissão não será totalmente inesperada. Se o funcionário ficou muito surpreendido, a gerência deve revisar seus métodos de gestão.

3. Prepare toda a documentação necessária e garanta que não fiquem lacunas que permitirão processos trabalhistas no futuro. Esta é uma tarefa que deve ser coordenada pelo departamento de Recursos Humanos. Para a reunião de demissão, tenha em mãos documentos que suportem a decisão, como avaliações de desempenho e atas administrativas.

4. Defina os detalhes. Temas como: último salário, equipamentos que estão com o funcionário, se ele poderá ficar até o final do dia ou semana, assistência que será oferecida pela empresa, como ele voltará para casa (caso use o transporte da empresa), etc. Isso agilizará o processo.

5. Proteja a informação. Faça um backup de todos os arquivos do funcionário antes de comunicar a demissão. Isso não é excesso de desconfiança, é segurança do patrimônio intelectual da organização.

6. Evite o excesso de confiança. Você pode achar que conhece o funcionário bem e que não precisa tomar todos os cuidados no processo de demissão, mas, na realidade, nunca passou por um momento tão forte com esse funcionário, e não sabe realmente como será sua reação. Lembre-se da pressão e estresse que ele terá quando receber a notícia, e isso pode alterar o comportamento de qualquer um.

7. Não deixe a informação vazar. Somente devem saber da demissão as pessoas estritamente necessárias. A empresa deve ter processos que garantam a confidencialidade desse tipo de informação e a punição dos que a quebrarem.

Durante a reunião de demissão
1. Faça a comunicação você mesmo. Não delegue a tarefa ao RH ou qualquer outra pessoa. A demissão deve ser feita pelo chefe direto do funcionário naquele momento, mesmo que tenha mudado de área há pouco tempo.

2. Dê preferência ao começo da semana. Assim, o resto da equipe absorverá a notícia nos próximos dias e você estará disponível para qualquer dúvida ou questionamento que surgir. Também é bom para o demitido, que poderá tomar atitudes profissionais imediatas em vez de ficar “sofrendo” durante o fim de semana.

3. Escolha local e ambiente corretos. A reunião deve ser realizada em uma sala fechada, para evitar a humilhação pública do demitido. Se a sala tiver paredes de vidro, as cortinas devem ser fechadas. Evite qualquer tipo de exposição da pessoa. O ideal é que você esteja acompanhado de uma pessoa de RH, que servirá como testemunha e poderá responder qualquer dúvida sua ou do demitido quanto aos procedimentos de demissão da empresa.

4. Chame o funcionário da forma correta. Ligue para ele ou passe pela sua mesa e peça que vá até sua sala, em um tom natural. Não diga que tem más notícias ou seja brincalhão. Seja somente sério e breve.

5. Seja educado e cordial. Isso ajudará a manter um clima tranquilo na reunião. Além disso, você não quer criar um inimigo. Quem sabe ele é contratado pelo departamento de compras de seu cliente.

6. Mostre segurança. Qualquer tipo de hesitação de sua parte incentivará o demitido a dizer algo a mais ou questionar a decisão. Olhe nos olhos da pessoa e seja firme. Se ele perguntar de quem foi a decisão, afirme que foi sua (mesmo que não tenha sido).

8. Explique tudo, mas de forma breve. Você deve explicar de forma muito clara a causa da demissão, mas evite longas explicações ou discussões com o funcionário. A decisão já foi tomada e, quanto mais os dois falarem sobre a causa, maior será o estresse envolvido.

9. Não se comprometa com o que não pode cumprir. Por exemplo: o funcionário pode pedir uma carta de recomendação. Se você não sabe se vai dar a carta depois, não diga que sim somente para evitar o conflito naquele momento. Isso vai contra a ética profissional e mostra fraqueza em sua gestão.

Depois da reunião de demissão
1. Documente a reunião. Normalmente existe um processo de RH para isto, mas de uma forma ou outra a informação discutida na reunião deve ser registrada oficialmente na empresa.

2. Comunique a equipe. Antes que os rumores se espalhem, junte sua equipe e explique breve e objetivamente a causa da demissão, sem entrar em detalhes que exponham o demitido. Garanta que não fique uma impressão de injustiça. Aproveite o momento para deixar claro que quem trabalha bem é premiado (se isso realmente acontece) e quem não tem bom desempenho não pode fazer parte da organização. Reforce a cultura de execução e a meritocracia.

3. Reflita. O erro não foi somente do demitido. Foi também seu e da empresa, que não souberam escolher a pessoa certa para a função, ou não a souberam treinar e controlar. Avalie o que poderia mudar na organização para reduzir os casos futuros de demissão. As avaliações de competência existem para avaliar as pessoas e colocá-las nos lugares certos.

Fonte: G1, 12 de novembro de 2014; fetraconspar.org.br